Sok cégnél csak szövegek, különböző szerződések, rendelési lapok nyomtatására van szükség, így esetükben megfelelő lehet egy kevésbé felszerelt berendezés is. Sőt, talán még a jól bevált régi ismerős, a fekete fehér nyomtató is bőven elég, hiszen a színes nyomtatás és a különböző képekre, fotókra vonatkozó funkciók egyáltalán nem lesznek kihasználva.
A fekete fehér nyomtató tökéletesen ellátja a szövegnyomtatás feladatait és a beszerzés, illetve a bérlés sem fogja annyira megterhelni a pénztárcánkat, mint egy full extrás példány. Ha mindennap szükség van néhány dokumentum papírra vetésére, akkor érdemes a vásárlásban gondolkodni.
Azonban ha elég egy hónapban egyszer vagy még ennél is ritkábban, hogy egy fekete fehér nyomtató segítségével papíron is megjelenítsünk néhány szerződést, akkor a bérlés lehetősége is kiváló opció. Sőt, ha általában csak szövegeket nyomtatunk és erre meg is van a saját készülékünk, de adódik egy eset, amihez színes festékre és összetettebb funkciókra lesz szükség, a nyomtató bérlés óriási segítségünkre lehet.